REGULAMIN – udzielania akredytacji na 48 Międzynarodową Konferencję i Wystawę PIKE

1.        Organizatorem Ogólnopolskiej Konferencji Operatorów Komunikacji Elektronicznej jest Polska Fundacja Wspierania Rozwoju Komunikacji Elektronicznej „PIKSEL” działająca na zlecenie Polskiej Izby Komunikacji Elektronicznej.
2.        Na potrzeby niniejszego regulaminu przyjmuje się następujące rozumienie poniższych pojęć:

Konferencja
48 Międzynarodowa Konferencja i Wystawa PIKE odbywająca się w dniach od 4 do 5 października 2021 roku w hotelu DoubleTree by Hilton w Łodzi,

PIKE – Polska Izba Komunikacji Elektronicznej,
Organizator – Polska Fundacja Wspierania Rozwoju Komunikacji Elektronicznej,
Podmiot zgłaszający – osoba fizyczna, prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która dokonuje zgłoszenia Uczestników,
Regulamin – niniejszy regulamin,
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowy i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
Uczestnik – osoba fizyczna zgłoszona do udziału w Konferencji.

3.        Udział w Konferencji jest odpłatny. Opłata akredytacyjna jest wnoszona od każdego Uczestnika w następującej wysokości;

a)   dla Podmiotów zgłaszających będących członkami PIKE – w przypadku zgłoszenia;

·            do dnia 30 września 2021 r. do godz. 23:59 koszt akredytacji wynosi 1 800,00 zł netto + 23% VAT, tj.  2 091,00 zł brutto,
·            od dnia 01 października 2021 r. od godz. 0:00 koszt akredytacji wynosi 2 000,00 zł netto + 23% VAT, tj. 2 460,00 zł brutto;

b)   dla pozostałych Podmiotów zgłaszających – w przypadku zgłoszenia;

·         do dnia 30 września 2021 r. do godz. 23:59 koszt akredytacji wynosi 2 500,00 zł netto + 23% VAT, tj. 3 075,00 zł brutto,
·         od dnia 01 maja 2021 r. od godz. 0:00 koszt akredytacji wynosi 2 800,00 zł netto + 23% VAT, tj. 3 444,00 zł brutto;

c)    dla Podmiotów zgłaszających jako Administracja Państwowo– w przypadku zgłoszenia;

·         do dnia 30 kwietnia 2021 r. do godz. 23:59 koszt akredytacji wynosi 1 500,00 zł netto + 23% VAT, tj. 1 845,00 zł brutto,
·         od dnia 01 maja 2021 r. od godz. 0:00 koszt akredytacji wynosi 1 800,00 zł netto + 23% VAT, tj. 2 214,00 zł brutto.

4. Opłata akredytacyjna obejmuje możliwość udziału w panelach dyskusyjnych, wystawie, spotkaniach, warsztatach, wydarzeniach towarzyszących, jak również możliwość korzystania przez Uczestników z posiłków określonych w programie Konferencji.
5. O dochowaniu terminów określonych w pkt 3 Regulaminu decyduje data otrzymania przez Organizatora w sposób określony w Regulaminie kompletnie wypełnionego formularza, o którym mowa w pkt 6 Regulaminu.
6. Celem zawarcia umowy o uczestnictwo w Konferencji (o akredytację) należy wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej www.konferencjepike.pl nie później niż do dnia 5 października 2021 roku włącznie. System informatyczny Organizatora automatycznie wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Organizator, w ciągu kilku dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, wystawi fakturę pro forma w formie elektronicznej (dokument w formacie pdf) i prześle ją na adres poczty elektronicznej podany w wypełnionym formularzu.
7. Umowa o uczestnictwo w Konferencji (o akredytację) zostaje zawarta pomiędzy Organizatorem a Podmiotem zgłaszającym z chwilą potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez system informatyczny Organizatora.
8. Nieodpłatna rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji możliwa jest poprzez przesłanie Organizatorowi oświadczenia o rezygnacji pocztą elektroniczną na adres akredytacje@pike.org.pl, najpóźniej do godz. 23:59 dnia 30 września 2021 roku. O dochowaniu terminu określonego w zdaniu poprzedzającym decyduje data i godzina otrzymania rezygnacji (odnotowania jej wpływu na elektroniczną skrzynkę odbiorczą) przez Organizatora. W przypadku nieodpłatnej rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji Podmiot zgłaszający jest zwolniony od obowiązku uiszczania opłaty, a w przypadku jej uiszczenia podlega ona zwrotowi w terminie 7 dni od złożenia oświadczenia. Oświadczenie o rezygnacji powinno być sporządzone zgodnie z wzorem przesłanym wraz z przyjęciem zgłoszenia oraz dostępnym na stronie www.konferencjepike.pl w zakładce Akredytacje, poprzez przesłanie skanu oświadczenia sporządzonego w formie pisemnej.
9. Organizator zachowuje prawo do żądania od Podmiotu zgłaszającego zapłaty opłaty akredytacyjnej należnej w kwocie określonej w pkt 3 Regulaminu, a w przypadku jej wcześniejszego uiszczenia ma prawo do zatrzymania otrzymanej opłaty akredytacyjnej, w przypadku otrzymania zaświadczenia o rezygnacji po terminie określonym w pkt 8 Regulaminu, tj. od godz. 00:00 dnia 01 października 2021 roku. Prawo do dochodzenia zapłaty lub zatrzymania opłaty akredytacyjnej pozostaje skuteczne nawet w przypadku niestawiennictwa na Konferencji Uczestnika, co do którego obecności oświadczenie o rezygnacji zostało zgłoszone po terminie określonym w pkt 8 Regulaminu.
10. Do dnia 3 października 2021 roku Podmiot zgłaszający jest uprawniony do zmiany zgłoszonego Uczestnika. Oświadczenie o zmianie Uczestnika odnosi skutek, jeśli zostanie zgłoszone Organizatorowi pocztą elektroniczną na adres akredytacje@pike.org.pl.
11. Akredytacja nie upoważnia do prowadzenia przez Uczestnika jakiejkolwiek działalności reklamowej lub marketingowej na terenie, na którym odbywa się Konferencja, ani w związku z jej przebiegiem. Organizator jest uprawniony do żądania zapłaty kary umownej w wysokości dwukrotności maksymalnej opłaty akredytacyjnej za każdy przypadek naruszenia zakazu określonego w zdaniu poprzedzającym. Do zapłaty wskazanej wyżej kary umownej zobowiązany jest Podmiot zgłaszający Uczestnika, który dopuścił się naruszeń. Uprawnienie żądania zapłaty kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Organizatora odszkodowania na zasadach ogólnych w części przewyższającej wysokość należnej kary umownej.
12. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w programie Konferencji, o ile nie spowodują one zmiany jej ogólnego charakteru.
13. Opłata akredytacyjna nie obejmuje kosztów zakwaterowania. Organizator prosi o wcześniejszą rezerwację noclegów przez Uczestników, ze względu na ograniczoną liczbę miejsc.
14. Punkt 6 Regulaminu określa sposób zawierania umowy o uczestnictwo w Konferencji (o akredytację) wyłącznie przez osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, w zakresie bezpośrednio związanym z tą działalnością (przedsiębiorców).
15. Zawarcie umowy o uczestnictwo w konferencji (o akredytację) przez osoby inne niż określone w pkt 14 Regulaminu (konsumentów) możliwe jest wyłącznie w siedzibie Organizatora (ul. Przemysłowa 30, 00‑450 Warszawa), po wcześniejszym indywidualnym uzgodnieniu z Organizatorem terminu jej zawarcia. Uzgodnienie terminu zawarcia umowy możliwe jest w sposób dogodny dla konsumenta, w szczególności za pośrednictwem drogi elektronicznej (akredytacje@pike.org.pl), telefonicznie (+48 22 696 65 31) lub listownie na adres siedziby Organizatora, wskazany w zdaniu poprzednim.
16. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone Podmiotom zgłaszającym.
17. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności w wyniku działania „siły wyższej” (np. powódź, huragan, śnieżyca itp.), Podmiotom zgłaszającym nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Podmioty zgłaszające bądź wskazanych przez nich Uczestników.
18. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
19. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej www.konferencjepike.pl oznacza akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązanie do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Podmiotem zgłaszającym, Uczestnikiem a Organizatorem, a także wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych udostępnionych w procesie rejestracji (w tym w celach marketingowych w razie wyrażenia stosownej zgody), dokonywania rozliczeń oraz innych danych ujawnionych w trakcie Konferencji, w tym w zakresie ujawnienia danych Podmiotu zgłaszającego lub Uczestnika jako osób obecnych na Konferencji. Podmiot zgłaszający zobowiązuje się do zapoznania Uczestnika z Regulaminem oraz innymi przepisami porządkowymi dotyczącymi Konferencji.
20.  W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny.
21. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych.
22. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
23.  Uczestnicy solidarnie z Podmiotami zgłaszającymi ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
24. Organizator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO oraz informuje, że dane osobowe Uczestników pozyskane w procesie rejestracji, rozliczeń bądź w trakcie Konferencji są przetwarzana na podstawie uzyskanej zgody lub na w związku z prawnie uzasadnionym interesem Organizatora, wynikającym z obowiązku organizacji Konferencji, z zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Organizator oświadcza, że do przetwarzania danych stosuje środki ich zabezpieczenia zgodne z art. 32 RODO. Organizator informuje, że otrzymane dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym w organizacji Konferencji, w tym firmom przygotowującym materiały niezbędne do jej organizacji. Przetwarzane dane osobowe będą przechowywane do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o uczestnictwo w Konferencji (o akredytację) powiększonego o okres jednego roku. Uczestnikom oraz Podmiotom zgłaszającym przysługuje prawo do sprostowania danych osobowych, ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednak ich udostępnienie jest niezbędne do zawarcia umowy o uczestnictwo w Konferencji (o akredytację).
25. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nagrywanie lub fotografowanie wizerunku Uczestnika oraz na promocyjne lub marketingowe rozpowszechnianie tych nagrań lub zdjęć przez PIKE i Organizatora. Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy Uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany podczas uczestnictwa w Konferencji jako szczegół publicznej imprezy, w otoczeniu prowadzącego, w trakcie warsztatów oraz wtedy, gdy Uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu przed kamerą bądź pozowanie do zdjęcia.
26. Uczestnik który zaprezentuje w trakcie Konferencji prezentację na 48 Międzynarodowej Konferencji i Wystawie PIKE oświadcza, iż jest autorem/współautorem ww. prezentacji oraz że przysługuje mu całość praw autorskich do przedmiotowej prezentacji.
27. Uczestnik ponadto wyraża zgodę na umieszczenie treści prezentacji opisanej w pkt 26 powyżej na witrynach internetowych oraz w mediach społecznościowych pozostających w dyspozycji Polskiej Izby Komunikacji Elektronicznej oraz Polskiej Fundacji Wspierania Rozwoju Komunikacji Elektronicznej „PIKSEL” także ich Partnerów w celu promocji działalności ww. podmiotów oraz wyraża zgodę na udostępnienia prezentacji opisanej w pkt 26 powyżej za pośrednictwem witryn internetowych ww. podmiotów nieokreślonemu gronu odbiorców.
28. W sytuacji braku wyrażenia zgody przez Uczestnika na umieszczenie treści prezentacji w sposób opisany powyżej, przedmiotowe oświadczenie winno zostać przekazane Organizatorowi w formie dokumentowej na adres email: biuro@pike.org.pl najpóźniej do dnia 22 maja 2021 roku.
29. Konferencja hybrydowa odbywa się z wykorzystaniem oprogramowania (systemu informatycznego) do bezpośredniego porozumiewania się na odległość z uwzględnieniem przekazu audio-wideo w czasie rzeczywistym za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Organizator udostępnia w ramach oprogramowania prelekcje oraz warsztaty, a także inne wydarzenia objęte programem Konferencji. Organizator może zapewnić partnerom Konferencji wspierającym jej organizację warunki do promocji swojej oferty.
30. Organizator zapewni dostęp do systemu informatycznego poprzez przesłanie kodu dostępu (TOKEN) na adresy mailowe wskazane przez Uczestników.
31. Wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem informatycznym:

  • komputer, laptop, smartphone lub inne urządzenie multimedialne z dostępem do Internetu,
  • dostęp do poczty elektronicznej,
  • przeglądarka internetowa: Mozilla Firefox w wersji 17.0 i wyższej, Opera w wersji 7.0 i wyższej, Google Chrome w wersji 23.0. i wyższej, Safari w wersji 5.0 i wyższej,
  • zalecana minimalna rozdzielczość ekranu: 1366×768,
  •  włączenie w przeglądarce internetowej możliwości zapisu plików Cookies, obsługi Javascript

32. Organizator oświadcza, że w toku Konferencji on-line nie będą udostępniane dane o charakterze bezprawnym.
33. Uczestnik ma możliwość sprawdzenia poprawności działania oprogramowania na własnych urządzeniach nie później niż na 3 dni przed terminem Konferencji on-line, ewentualne zapytania dotyczące zagadnień technicznych prosimy kierować na adres webinaria@konferencjepike.pl.
34. Organizator nie odpowiada za problemy z dostępem do oprogramowania w przypadku stosowania przez Uczestnika sprzętu nie spełniającego wymogów określonych w pkt 25 Regulaminu.
35. Organizator zapewnia w trakcie Konferencji wsparcie techniczne w zakresie wykorzystywanego oprogramowania pod adresem poczty elektronicznej webinaria@konferencjepike.pl.
36. Organizator przyjmuje ewentualne zgłoszenia reklamacyjne co do usług świadczonych przez niego bezpośrednio w ramach Konferencji on-line pod adresem poczty elektronicznej webinaria@konferencjepike.pl. Organizator udziela odpowiedzi na zgłoszenia reklamacyjne w terminie 30 dni od ich zgłoszenia.
37 . Organizator na nie mniej niż 24 godziny przed rozpoczęciem Konferencji prześle za pośrednictwem poczty elektronicznej dane dostępowe (w tym hasło/TOKEN) Uczestnikowi do Konferencji on-line.
38. W przypadku prowadzenia Konferencji on-line w sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.